2011年4月13日 星期三

聰明的講師走捷徑!

聰明的講師走捷徑!(一)
作者:田冠鈞

許多剛入門的講師以為,既然被尊稱為「講師」,當然就要認真「講」,所以講義準備的密密麻麻,引經據典,旁徵博引,好像論文口試似的。但結果多是聽眾點頭如搗蒜,講師則仰天長嘆,哀怨只有星星知我心…
經此挫敗,有些講師會自我檢討,設法改進。但改進的層面往往是「演說技巧」,例如打點服裝儀容、加強口語表達、強化肢體動作等,但這些方法的改善幅度往往有限,講師好不容易從對著鏡子演練所培養的自信心,一下子又消磨殆盡…
有些講師會再接再厲,培養講笑話的功力~雖然不用像豬哥亮,但如果能像吳宗憲也很好不是嗎?這招通常很有效!馬上能吸引聽眾的注意力,滿意度也迅速提昇。不過缺點就是:學員下課後記得的往往是笑話,而不是課程內容。就跟吃零食一樣,好吃是好吃,可是沒什麼營養!
你可能會問:「可是我看許多一流的講師,都具備上述的技巧啊?」是的,我絕對同意,但我的重點是:雖然條條大路通羅馬,可是有些路走起來比較遠、比較久、也比較累、而我想要提供的是又近、又快、又輕鬆的捷徑!
我建議初為講師者,第一個要放下的心態是:我不是舞台的焦點!課程的內容與教材才是焦點!我只是一個導遊,帶著學員一起認識這個課程。學員應該與課程的內容互動,而不是與我互動!我不是羅馬,更不是凱撒,但學員透過我的導引,與羅馬以及凱撒展開深入的對談!
第二個重點是:我講了多少不重要!學員能夠領悟多少才重要!課程內容少一些沒有關係,重點是有多少可以在學員腦海裡生根發芽!
第三個重點是:要懂得借力使力,找出最好的資源來搭配你的課程。蝙蝠峽如果沒有蝙蝠車,蜘蛛人如果沒有蜘蛛裝,都只是凡人而已。你要找到你的蝙蝠車,蜘蛛裝,讓你輕鬆地成為超人!

聰明的講師走捷徑!(二)
想像你被某個高中邀請,要幫一個生物老師代課兩小時(100分鐘)的「青蛙解剖」課程,可是校方限於經費,無法採購青蛙,所以只能仰賴你的教學技巧了,你會怎麼辦?
大部分的人會拒絕吧?覺得自己又不是學生物的,怎麼可能教得起來!即使對內容有自信的人,想到要準備一堆講義也夠頭痛了吧!兩小時可不短,難不成要靠寫板書的方法來殺時間?我以前有個生物老師還真如此,一堂50分鐘的課,他畫一個心臟就可以花掉20分鐘,扣掉遲到早退各5分鐘,就剩下20分鐘講那張圖了,不過你覺得這樣學生滿意度會高嗎?
有沒有什麼方法,可以讓非本科系的老師在輕鬆省事的情況下,順利教完這堂課,而且還能讓學生進行深度參與,課後滿意度還很高呢?我有一個方法,請大家參考看看!
我會把學生帶到電腦教室,進行以下的教學流程:
一、講解課程目標(10分鐘):說明本課程的學習目標及分組方式。
二、進行探索活動(50分鐘):要求每兩個學生一組,進入一個模擬練習解剖青蛙的網站,我則在各組之間巡視,給予必要的協助。讀者若要親自體驗這個網站的樂趣,可點選「froguts網站」,然後再請點選其右上角「Demo」按鈕即可。不過如果只是想要快速瀏覽該網站,則可點選其「Youtube說明影片」。
三、成果分享(20分鐘):找兩組學生上台,請他們展示所學到的解剖步驟。
四、結論及測驗(20分鐘):引導全班同學分享心得,並給予回饋。如果時間充分,還可以進行紙筆測驗。
在這個教學流程中,我沒有花時間去製作教材,而是把精力投入在教學策略的應用。我讓自己成為引導者,帶領學生去探索知識,與知識進行大量的互動(去遭遇困難、去尋找答案、去發表心得…)。雖然我不是課程的主角,可是學生卻獲得更高品質的學習成果!
雖然上述情境是一個假設的情況,但它所應用的教學設計原理其實已經成功應用在許多企業訓練中。IBM有一個非常有名的訓練課程「關鍵時刻MOT (moment of truth)」,就是運用類似的教學設計架構,在短時間內,培訓出大量內部講師,將「客戶導向」的理念,深入全體員工,順利達成組織轉型的目的。

聰明的講師走捷徑!(三)~IBM成功案例
IBM在90年代以前,是以銷售大型電腦為主的廠商,但後來他們發現,傳統「以產品為中心」的思維模式,已經不符合市場需求,必須改採「以客戶為中心」的思維模式,才能再創佳績!所以他們決定推動一個非常大規模的企業轉型計畫,而轉型的關鍵之一,就是要讓全球各地的25萬名員工,都重新接受「客戶導向」的訓練!
這是一個非常大規模的訓練計畫,而且一旦啟動了,就必須迅速推廣!想想看,如果一場實體課程,耗時兩天,可以訓練25名員工,這個計畫總共就要舉辦一萬場的課程。假設一個講師負責20場課程,總共就需要500名的講師!這麼多的講師該如何訓練?而又如何確保這些講師們都能夠傳授出同樣高品質的課程呢?
「提供講師們一套品質卓越的教材」是IBM所採取的對策!他們耗資八百萬美金,歷時三年,開發出一套教材供所有講師使用~關鍵時刻MOT(Moment of Truth)。這套教材非常成功,不僅使得IBM順利轉型,教材本身後來還獨立成為一個產品,成為全球各大企業培訓「客戶導向」職能時的訓練教材。
這套教材由兩部分組成:第一部份是一組具有「分枝劇情」的企業情境短片,讓學員可以先觀賞「故事情境」後,討論可能發展,然後再觀賞「不同的客服技巧所導致的不同後果」,並討論心得。第二部分則是一套PPT,上面清楚指引講師以及學員「何時放影片?何時進行討論?問哪些問題?進行哪些活動?」
講師使用這套教材之後,就像蝙蝠俠開了蝙蝠車,蜘蛛人穿了蜘蛛裝一樣,輕鬆變成超人!因為教材中的短片情節都是精心設計過,所以很能刺激學員思考,讓學員很快就有心得可以分享討論。而由於講師的工作是課程引導,而非傳統的內容講解,所以很容易培訓講師,而學員也因為能深入參與,樂在其中,滿意度自然高!
這個故事告訴我們,聰明的講師會走捷徑,而聰明的企業,更會設計捷徑讓講師走!而一旦講師可以輕鬆地傳授高品質的課程,不僅講師有自信,學員也滿意。而學員因為高品質的訓練而提昇了職能,帶來的就是企業的競爭力,所以最後真正受惠的,還是企業啊!

2011年4月12日 星期二

職位說明書

20110406經濟日報 林行宜

在文人騷客的絕妙文筆下,創造出許多用以描述美女的形容詞。不論是出水芙蓉、唇紅齒白、婀娜小蠻、杏面桃腮、珠圓玉潤或是玉骨冰肌,透過這些鮮活的形容詞,讓人們對於環肥燕瘦美女的體態、特質能心領神會。

組織中的職位說明書,則用於協助人們了解職位的定位、工作內容與價值,使用於招募甄選、學習發展、績效管理、獎酬制度等人力資源領域。但職位說明書的描述方式,若僅採用形容詞,恐怕就不夠具體了。

想達到人力資源管理「人盡其材、適人適任」的最高境界,就得先設法將職位蘿蔔坑的尺寸大小描繪清楚,才能找到適合的蘿蔔,置入預設的蘿蔔坑中,不致出現方圓衝突的問題。

讓職位說明書具體化的關鍵,則在於職位說明書的項目與描述的方式。

若從職位的「工作」角度切入職責,可搭配平衡計分卡四大構面概念,思考該職位在財務成本構面、顧客服務構面、內部流程構面及學習成長等構面,應承擔的工作責任與應具備的專業知識、技能。

若從職位的「人際」角度進行剖析,可輔以360度評量的全方位思維模式,擬定該職務向上進入營運策略規劃之核心層次、與外部客戶互動挑戰性、跨部門溝通協調之複雜度,及向下指導之人員幅度等。

在描述相關項目時,則多建議採用動詞與名詞,藉以強調應執行的動作及預期應產出之成果。形容詞則由於較為虛無縹緲,容易因個人認知差異而有不同的解讀,故通常較不建議使用。

明確的職務說明書,有助於組織在招募、晉升或人員發展時,能遵循此定義與標準,避免在人崗匹配時仿如霧裡撐船,因邊際或目的模糊不清而致碰撞與損傷。運氣好的,在跌跌撞撞後,多耗了些時間,最終還能磨合成功;運氣差一些的,則可能船毀人亡。

主管除了運用職務說明書管理人力資源外,也可藉由自身職務之職務說明書,比對目前實際之工作項目與內容,審視職務的角色、責任與市場價值。

若運用職務說明書完成自我剖析與體檢後,確認實質價值等值或超值,則表示職務安全係數等於或高於標準值。主管可自信地不受組織些微地風吹草動即動輒得咎,甚至,可朝下一個階段的職務說明書內容挺進。

若察覺理想定位值遠高於職務的實質價值,則須思考規劃價值提升措施或方案,增加在提供專業知識與技能、領導團隊、擬定企業願景與策略方向等項目的百分比,以提升附加價值。

主管在每日緊湊的工作安排中。容易沒日沒夜地陷入工作的漩渦中,而忽略自我價值是否持續提升,以致價值停滯。或在自我評價時,因不肯面對事實而虛胖了實質職務價值。

職場生態中,常冷不防地出現組織併購、高階改組或個人家庭不可抗之因素,迫使主管必須轉換跑道,並接受市場的價值檢驗。與其屆時才被動地遭稱斤論兩地評價,不如即早運用職務說明書,主動自我檢核,誠實面對自己。就算察覺價值有落差時,也能為自己爭取較多的應變時間。