月報撰寫要領

1. 撰寫月報的目的

(1)每月追蹤目標的達成，落實目標管理。
(2)每月報告異常狀況，落實異常管理。
(3)每月盤點自己的工作成效，養成自我管理的習慣。
(4)暢通資訊，使公司朝向資訊導向組織發展。
(5)增進管理能力以及書面表達能力。
(6)作為自我評核以及績效評核的依據。
(7)留下經營記錄，作為公司決策的參考。

2. 月報的報告範圍

(1)列管的工作目標。
(2)突發的異常狀況。
(3)上級交辦的事項（也是工作目標）。
(4)主動辦理的事項（也是工作目標）。
(5)興革建議（機會、威脅與需求）。
(6)心得報告（學習與工作心得）。

3. 月報的報告內容
(1) 工作目標
─預期目標
─實際進度
─預期目標與實際進度之間的差異
─發生差異的原因
─趕上進度的對策
(2) 異常狀況
─異常狀況的模式
─異常狀況的發生原因
─異常狀況對組織的衝擊（含成本估計）
─應變措施
─責任歸屬
─再發防止
(2) 興革建議
─內部與外部環境分析
─未來趨勢預測
─可能出現的機會與威脅
─因應之道

4. 月報的撰寫格式

(1) 提綱挈領，逐條陳述。
(2) 根據職掌分門別類。
(3) 按照重要程度由上而下排列。
(4) 可以用“敘述式”或“表列式”來表達，但“表列式”比較簡單明瞭。
(5) 包含己完成或進行中之工作項目。
(6) 可以附報告、報表、圖表、備忘錄或其他文件來進一步說明。
(7)本月之月報必須能接續上月之月報。

5. 月報的撰寫技巧

(1) 儘量以結果導向的方式報告。
(2) 儘量以量化（數字或百分比）或質化（日期與進度）的方式報告。
(3) 儘量以重要事件法（Critical Incident）報告。
(4) 根據事實報告，不要袛報喜不報憂，更不要歌功頌德。
(5) 不必鉅細靡遺，也不能避重就輕。

6. 逐條的報告細節

(1) 人：涉及的姓名、人數、百分比。
(2) 事：工作的目標、進度、差異、原因、對策。
(3) 時：日期、時間、日數、時數。
(4) 地：廠區、部門、場地。
(5) 物：設備、物料、工具、耗材、用品、器材。
(6) 方法：技術、管道、方法。
(7) 資訊：報告、圖表、報表、備忘錄。
(8) 成本：金額、比率。

7. 月報的準備動作

(1) 勤作筆記。
(2) 保存工作記錄（報告、圖表、報表、備忘錄）。
(3) 參考工作說明書。
(4) 參考目標管理表。

8. 月報的時間規定

(1) 月報的函蓋期間為每月一日到三十日（或三十一日）
(2) 次月五日以前繳交月報給主管。
(3) 主管在次月十日以前完成批示。

張瑞明老師